3 Septembre 2018

Quelles sont les modalités de convocation à une Assemblée générale de copropriétaires ?

Convocation

De plus en plus de copropriétaires s’interrogent sur la possibilité de recevoir les différentes communications de leur syndic, dont la convocation à l’Assemblée générale de leur copropriété, par voie électronique.

La notification électronique est effectivement possible sous réserve de respecter un certain formalisme. A défaut, seule une notification papier reste valable.

En effet, l’article 42–1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit la possibilité de procéder à des notifications électroniques : « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique ».

Ce sont ensuite les articles 64–1 à 64–4 du décret du 17 mars 1967 qui viennent préciser selon quel processus les copropriétaires peuvent opter pour les notifications électroniques.

L’accord exprès peut ainsi être obtenu :

- Soit par la formulation de l’accord exprès du copropriétaire lors de l’Assemblée générale. Cela implique que le syndic devra, en amont, faire figurer sur l’ordre du jour une mention concernant la faculté pour les copropriétaires d’opter pour la réception des convocations et procès-verbaux par voie électronique. Le procès-verbal de l’Assemblée générale devra ensuite mentionner les noms des copropriétaires ayant donné leur accord exprès à la notification électronique (article 64–1 alinéa 1 du décret du 17 mars 1967).

- Soit par l’envoi au syndic d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou d’une lettre recommandée électronique par le copropriétaire demandant de recevoir à l’avenir des notifications électroniques de manière systématique (article 64–1 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967).

Dans les deux cas le syndic doit reporter les noms des copropriétaires ayant opté pour la communication électronique sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut, en toute logique, être tenu sous forme électronique (article 17 du décret du 17 mars 1967).

Il convient de préciser que le copropriétaire ayant opté pour les notifications électroniques peut, à tout moment, notifier au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, qu’il ne souhaite plus se voir notifiés les actes de manière électronique (article 64–2 du décret du 17 mars 1967). ne telle rétractation doit également figurer sur le registre mentionné ci-dessus et est effective le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic.

A défaut d’avoir opté pour une telle notification électronique, les modalités de convocation classique imposent une notification par lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967) ou bien une remise contre récépissé ou émargement. Tout autre mode de notification ou d’information est exclu, à savoir : lettre simple, lettre recommandée sans avis de réception, affichage, dépôt d’un avis dans la boîte aux lettres, invitation à venir retirer la convocation, …

Le contenu minimum de la convocation est précisé par l’article 9 du décret du 17 mars 1967 à savoir : indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ordre du jour, projets de décision, lieu, jour et heure de consultation des pièces justificatives des charges.

Un certain nombre de documents, listés à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, doivent être joints à la convocation, cette dernière pouvant donc s’avérer particulièrement volumineuse.

Enfin, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’Assemblée générale, comme l’impose l’article 9 de la loi du 10 juillet 1965, à moins que le règlement de copropriété n’ait fixé un délai plus long.

Le délai de 21 jours court à compter du lendemain de la première présentation par lettre recommandée avec accusé de réception au domicile du copropriétaire ou, en cas de remise contre émargement, à compter de la date de la remise faite au copropriétaire en personne.

En cas d’envoi électronique le délai court à compter du lendemain de l’envoi au copropriétaire du courrier électronique par lequel il est informé qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée.

Une convocation dans un délai plus court pour des raisons d’urgence peut également intervenir, les motifs de l’urgence n’ayant d’ailleurs pas à figurer dans la convocation. L’appréciation de l’urgence est particulièrement factuelle et a pu par exemple être retenue pour statuer sur : les modalités d’entretien de l’immeuble lorsque le concierge a été licencié (CA Versailles, 7 décembre 2009, n° 08/06104), un projet de transaction n’ayant que 8 jours de validité (CA Paris, 16 janvier 2003, n° 2002/12288) ou encore, de manière plus générale, pour effectuer des travaux urgents nécessaires pour mettre fin à un danger pour la copropriété.De plus en plus de copropriétaires s’interrogent sur la possibilité de recevoir les différentes communications de leur syndic, dont la convocation à l’Assemblée générale de leur copropriété, par voie électronique.

La notification électronique est effectivement possible sous réserve de respecter un certain formalisme. A défaut, seule une notification papier reste valable.

En effet, l’article 42–1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit la possibilité de procéder à des notifications électroniques : « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique ».

Ce sont ensuite les articles 64–1 à 64–4 du décret du 17 mars 1967 qui viennent préciser selon quel processus les copropriétaires peuvent opter pour les notifications électroniques.

L’accord exprès peut ainsi être obtenu :

- Soit par la formulation de l’accord exprès du copropriétaire lors de l’Assemblée générale. Cela implique que le syndic devra, en amont, faire figurer sur l’ordre du jour une mention concernant la faculté pour les copropriétaires d’opter pour la réception des convocations et procès-verbaux par voie électronique. Le procès-verbal de l’Assemblée générale devra ensuite mentionner les noms des copropriétaires ayant donné leur accord exprès à la notification électronique (article 64–1 alinéa 1 du décret du 17 mars 1967).

- Soit par l’envoi au syndic d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou d’une lettre recommandée électronique par le copropriétaire demandant de recevoir à l’avenir des notifications électroniques de manière systématique (article 64–1 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967).

Dans les deux cas le syndic doit reporter les noms des copropriétaires ayant opté pour la communication électronique sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut, en toute logique, être tenu sous forme électronique (article 17 du décret du 17 mars 1967).

Il convient de préciser que le copropriétaire ayant opté pour les notifications électroniques peut, à tout moment, notifier au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, qu’il ne souhaite plus se voir notifiés les actes de manière électronique (article 64–2 du décret du 17 mars 1967). Une telle rétractation doit également figurer sur le registre mentionné ci-dessus et est effective le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic.

A défaut d’avoir opté pour une telle notification électronique, les modalités de convocation classique imposent une notification par lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967) ou bien une remise contre récépissé ou émargement. Tout autre mode de notification ou d’information est exclu, à savoir : lettre simple, lettre recommandée sans avis de réception, affichage, dépôt d’un avis dans la boîte aux lettres, invitation à venir retirer la convocation, …

Le contenu minimum de la convocation est précisé par l’article 9 du décret du 17 mars 1967 à savoir : indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ordre du jour, projets de décision, lieu, jour et heure de consultation des pièces justificatives des charges.

Un certain nombre de documents, listés à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, doivent être joints à la convocation, cette dernière pouvant donc s’avérer particulièrement volumineuse.

Enfin, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’Assemblée générale, comme l’impose l’article 9 de la loi du 10 juillet 1965, à moins que le règlement de copropriété n’ait fixé un délai plus long.

Le délai de 21 jours court à compter du lendemain de la première présentation par lettre recommandée avec accusé de réception au domicile du copropriétaire ou, en cas de remise contre émargement, à compter de la date de la remise faite au copropriétaire en personne.

En cas d’envoi électronique le délai court à compter du lendemain de l’envoi au copropriétaire du courrier électronique par lequel il est informé qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée.

Une convocation dans un délai plus court pour des raisons d’urgence peut également intervenir, les motifs de l’urgence n’ayant d’ailleurs pas à figurer dans la convocation. L’appréciation de l’urgence est particulièrement factuelle et a pu par exemple être retenue pour statuer sur : les modalités d’entretien de l’immeuble lorsque le concierge a été licencié (CA Versailles, 7 décembre 2009, n° 08/06104), un projet de transaction n’ayant que 8 jours de validité (CA Paris, 16 janvier 2003, n° 2002/12288) ou encore, de manière plus générale, pour effectuer des travaux urgents nécessaires pour mettre fin à un danger pour la copropriété.